Contexte :
Le client dans le secteur des media, déploie un nouveau SI de gestion de stock et d'antenne, également appelés « Broadcast Management Systems » ou "BMS"
Le projet est déjà déployé sur un 1er périmètre (Phase I) et est en cours de déploiement sur un deuxième périmètre (Phase II), c'est à dire de nouvelles entités de ce groupe audiovisuel, depuis début 2023.
Le Client souhaite renforcer son l'équipe projet et se faire accompagner dans la conduite du changement liée à cette deuxième phase de déploiement de ce nouvel outil BMS par une société experte dans ce domaine.
Le besoin exprimé par le CLient consiste en une prestation courant sur la durée du déploiement, pour l'accompagnement à la conduite opérationnelle du changement, avec notamment un aspect central de communication auprès des utilisateurs finaux.
Les objectifs du projet se déclinent sur 2 axes principaux :
• Unifier les processus actuels sur un produit du marché : disposer d'un outil stable et évolutif, faire converger les outils vers une plateforme unique ; mieux interfacer le BMS avec les autres systèmes présents ;
• Faciliter les usages dont le numérique : passer d'une logique de canal de diffusion à une logique média (content centric) incluant les nouveaux types de droits.
Présentation du projet BMS
Périmètre
L'objectif du projet est la mise en place d'un BMS unique, intégrée aux systèmes de diffusion existants du Client. Ce BMS est un outil commun au groupe Media, quelle que soit la chaine linéaire ou non linéaire et la localisation géographique.
Le périmètre du déploiement du futur BMS est composé des processus suivants :
• Avant programmes et programmes ;
La deuxième phase concerne quelques centaines de personnes situées en grande majorité soit en région, soit en Outre-mer. Il est à noter que contrairement à la première phase, ces utilisateurs cumulent souvent plusieurs activités dans l'outil
Organisation du projet
Sous la supervision d'un directeur de projet, une équipe de Product Owners à la charge de conduire les lots fonctionnels. Ces Product Owners pilotent chaque lot avec un binôme de responsables de domaine fonctionnel dont la mission est de garantir l'adéquation entre les besoins métier et le produit. Cette équipe restreinte est le canal de communication privilégié avec l'éditeur sur le domaine fonctionnel en question ; elle a la charge de participer aux ateliers de conception avec l'éditeur et fait le relais avec une communauté plus large de représentants des métiers
Les lots fonctionnels sont :
• Programmes
• Stock
• Finance
• Macro-programmation
• Micro-programmation
• Programmation non-linéaire
• Autopromotion
• Gestion des médias et diffusion
• Post-diffusion, consommation des droits et réglementaire
• Droits d'auteur
Ces lots fonctionnels sont complétés par des lots transverses :
• Cybersécurité
• Architecture applicative
• Administration fonctionnelle
• Reporting et décisionnel
• Référentiel et traduction
• Développements et intégration
• Migration / reprise de données
• Conduite du changement
Planning du projet
Le déploiement doit durer 24 mois pour les périmètres national et numérique pour une première mise en production en 2024.
Ce planning prévisionnel est donné à titre d'information et sera amené à évoluer.
Conduite du changement
La mise en place d'un nouveau BMS unique pourra modifier les pratiques, manière de travailler des utilisateurs, et les processus métiers. Le Client souhaite être assisté par une société de conseils pour élaborer la stratégie d'accompagnement préparant aux changements induits et permettant aux managers/collaborateurs de s'approprier le projet BMS
La conduite du changement est transverse à tous les domaines et peut avoir des impacts inter-domaines (ex: transfert de compétences).
L'équipe en charge de la conduite du changement aura à réaliser les missions suivantes :
• Définir, piloter, rédiger et adapter selon les évolutions de la stratégie projet, de l'adhérence aux autres projets conjoints et des remontées terrain des utilisateurs finaux, le plan de communication interne :
o Prise en compte du contexte du projet et de son périmètre
o Réalisation du plan de communication (cibles, populations, objectifs de communication, supports, éléments de langage, messages, etc.)
o Rédaction des communications destinées aux différents acteurs et aux directions concernées
o Réalisation du plan d'actions et du calendrier prévisionnel
o Mise en place d'un suivi
o Mesure de l'efficacité (questionnaires, etc.), ajustement des actions mises en place, formalisation d'un bilan/retour d'expérience
o Proposition de mode de communication innovant et efficace
• Proposer les outils nécessaires pour :
o Définir les indicateurs de l'accompagnement du projet BMS ;
o Mettre en place et suivre le tableau de bord pour le pilotage de la conduite du changement ;
o Mettre en place un suivi des actions.
• Définir, suivre et rédiger, le plan de communication sociale :
o Etablir et faire valider par le CLient une note de cadrage projet afin d'alimenter la rédaction des dossiers de consultations. Selon les instances et le calendrier de présentation, le dossier de consultation pourra avoir un socle commun (plus de 2/3 en moyenne du dossier) et des ajouts spécifiques à chacun des périmètres concernés (moins de 1/3 en moyenne du dossier), voire un dossier identique à celui présenté au CSEC (commissions) ;
o Participer à la rédaction des dossiers d'information et de consultation des instances sur la base de cette note de cadrage projet ;
o Participer au suivi des questions des IRP et proposer une formalisation des réponses.
o Participer à la préparation des interventions des managers qui présenteront le dossier aux instances.
Le candidat devra être le garant du calendrier global du plan de conduite du changement et de sa cohérence, notamment avec le planning de l'accompagnement opérationnel (formations, assistance fonctionnelle aux utilisateurs finaux lors des phases de mise à l'antenne, etc.) L'accompagnement opérationnel est donc exclu de ce présent appel d'offres.
Les principaux livrables attendus sont :
• Diagnostic, bilan sur la situation générale des utilisateurs
• Plans de communication projet (macro et micro)
• Supports des communications écrites
• Plan d'actions de la communication
• Tableau de suivi d'avancement
• Planning de la communication
• Tableaux de bord et indicateurs
• Dossiers de consultation pour les instances
• Supports de présentation et CR des présentations aux instances
• Supports de présentation et CR de réunions
• Supports de présentation et CR de présentations aux autres directions
• Proposition de FAQ des questions/réponses des IRP
Afin d'assurer ces missions, le besoin est estimé Ã 2 ETP avec des renforts temporaire en fonction des évènements et des phases du projet.
